Melhores dicas de preparação para o inventário geral

Introdução

O inventário geral é um processo fundamental para garantir o controle preciso das mercadorias armazenadas em um armazém.

Uma preparação adequada da equipe e do ambiente é essencial para evitar erros, agilizar o processo e obter resultados confiáveis. A seguir, destacamos as melhores dicas para preparar sua equipe antes de iniciar o inventário geral.

Dicas para a preparação do inventário geral

Planejamento antecipado

• Definição da data: Escolha uma data com antecedência, preferencialmente em um período de menor movimento no armazém.
  Se o maior fluxo de mercadorias ocorre no início do mês, agende o inventário para a terceira semana.
• Comunicação à equipe: Informe todos os colaboradores com clareza e antecedência, evitando surpresas.
  Enviar comunicado oficial por e-mail e fixar avisos nos murais do armazém.
• Organização das rotinas: Ajuste atividades como recebimento e expedição para reduzir o impacto.
  Suspender temporariamente o recebimento de mercadorias durante o inventário.

Treinamento da equipe

• Capacitação prática: Explique passo a passo como realizar a contagem, registro e conferência.
  Simular a contagem de um corredor com 20 caixas, mostrando como registrar no coletor de dados.
• Uso de sistemas informatizados: Ensine como acessar o software de gestão e inserir informações corretamente.
  Demonstrar como corrigir erros de digitação ou duplicidade de registros.
• Equipamentos: Oriente sobre o manuseio de coletores de dados, tablets ou scanners.
  Mostrar como escanear códigos de barras e verificar se o item foi registrado.

Organização do armazém

• Limpeza e organização prévia: Retire materiais obsoletos ou fora de lugar.
  Remover caixas vazias ou paletes quebrados que atrapalham a circulação.
• Identificação clara: Use etiquetas legíveis e padronizadas para setores, corredores e prateleiras.
  Corredor “A1” com etiqueta vermelha para eletrônicos; corredor “B2” com etiqueta azul para alimentos.
• Facilitar a contagem: Agrupe produtos semelhantes e mantenha-os em locais definidos.
  Separar caixas de tamanhos iguais para evitar confusão.

Organização do armazém

• Disponibilidade garantida: Tenha todos os recursos prontos antes do inventário.
  Formulários impressos para backup, etiquetas extras para substituição, canetas em quantidade suficiente.
• Tecnologia de apoio: Tablets e coletores de dados devem estar carregados e testados.
  Conferir se o software está atualizado e se os dispositivos estão conectados ao sistema.
• Registro em tempo real: Permite maior precisão e evita retrabalho.
  Cada equipe registra imediatamente os itens contados no sistema, sem depender de anotações manuais.

Divisão da equipe e responsabilidades

• Estruturação de grupos: Divida os colaboradores por áreas do armazém.
  Equipe 1 responsável pelo setor de eletrônicos; equipe 2 pelo setor de alimentos.
• Designação de líderes: Cada grupo deve ter um líder para orientar e resolver dúvidas.
  O líder acompanha a contagem, verifica inconsistências e comunica ajustes à coordenação.
• Acompanhamento contínuo: Supervisores devem monitorar o andamento e garantir que todos sigam o padrão.
  Criar relatórios parciais durante o inventário para identificar divergências rapidamente.

Boas práticas para um inventário eficaz

• Utilize sistemas de código de barras ou RFID para agilizar a contagem e minimizar erros humanos.
• Mantenha uma comunicação clara e constante entre os membros da equipe durante todo o processo.
• Realize conferências cruzadas para garantir a precisão dos dados coletados.

Conclusão

Portanto, preparar adequadamente a equipe para o inventário geral é essencial para garantir a precisão dos dados e o sucesso do processo. Com planejamento, treinamento e organização, é possível otimizar a contagem, reduzir retrabalhos e assegurar o controle eficiente das mercadorias.